REGULAMIN ORGANIZACYJNY
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Miejskiego Ośrodka Sztuki w Gorzowie Wlkp.
(tekst jednolity)
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
1. Miejski Ośrodek Sztuki w Gorzowie Wlkp., zwany dalej MOS, jest samorządową instytucją kultury, wpisaną do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Organizatora – Gminę Miasto Gorzów Wlkp. pod Nr XV/2015 z dnia 2.01.2015 r. i posiada osobowość prawną.
2. Miejski Ośrodek Sztuki działa m.in. na podstawie:
1) Ustawy z dnia 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 406 ze zm.),
2) Uchwały Nr LXXV/825/2014 Rady Miasta Gorzowa Wlkp. z dnia 29.10.2014 r.
w sprawie połączenia instytucji kultury pn. „Kamienica Artystyczna Lamus”
z instytucją kultury pn. Miejski Ośrodek Sztuki w jedną instytucję pn. Miejski Ośrodek Sztuki,
3) Statutu instytucji kultury pod nazwą Miejski Ośrodek Sztuki, nadanego Uchwałą Nr LXXV/826/2014 z dnia 29.10.2014 r. Rady Miasta Gorzowa Wlkp.,
4) Uchwały Nr VIII/61/2015 Rady Miasta Gorzowa Wlkp. z dnia 25.03.2015 r. w sprawie zmiany statutu Miejskiego Ośrodka Sztuki.
3. Regulamin organizacyjny MOS określa zasady wewnętrznej organizacji, strukturę
i zakres działania komórek organizacyjnych wchodzących w jej skład oraz zasady działania i tryb powoływania Rady Programowej.
4. Zasady gospodarki finansowej MOS reguluje rozdział 3 Ustawy z dnia 25.10.1991 r.
o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 406 ze zm.) oraz Ustawa o finansach publicznych z dnia 27.08.2009 r. (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885).
5. Zasady dokonywania rozliczeń finansowych i materiałowych oraz kontroli finansowej w MOS regulują:
1) Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych Miejskiego Ośrodka Sztuki,
2) Instrukcja gospodarki kasowej,
3) Instrukcja inwentaryzacyjna,
4) Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO,
5) Regulamin kontroli zarządczej.
§ 2
Przez użyte w Regulaminie określenia należy rozumieć:
1) MOS - Miejski Ośrodek Sztuki,
2) Dyrektor - Dyrektor Miejskiego Ośrodka Sztuki,
3) Kierownik - Kierownik komórki organizacyjnej,
4) Komórka organizacyjna - Dział,
5) Rada - Rada Programowa.
II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA
§ 3
1. Funkcjonowanie MOS opiera się na zasadzie służbowego podporządkowania
i podziale obowiązków.
2. Organami zarządzającymi MOS są Dyrektor i Główny księgowy.
3. Podstawowymi komórkami organizacyjnymi MOS są Działy, którymi kierują ich Kierownicy:
- Dział Wystaw i Edukacji,
- Dział Programu i Promocji,
- Dział Kultury Filmowej,
- Dział Finansowo-Księgowy,
- Dział Administracyjno-Techniczny.
4. Schemat organizacyjny w formie graficznej stanowi Załącznik nr 1 i nr 2
do niniejszego Regulaminu.
III. ZASADY KIEROWANIA MOS
1. MOS kieruje i zarządza Dyrektor, który odpowiada za jego działalność i reprezentuje instytucję na zewnątrz. Odpowiada także za:
1) realizację zadań statutowych i planów działalności, w tym gospodarowanie mieniem,
2) politykę kadrową,
3) zarządzanie finansami MOS i podejmowanie bieżących decyzji gospodarczych,
4) zatwierdzanie rocznych planów i sprawozdań finansowych oraz decydowanie o zmianach w budżecie,
5) administrowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych,
6) zatwierdzanie rocznych planów oraz sprawozdań merytorycznych,
7) wydawanie w obowiązującym trybie regulaminów, zarządzeń, procedur, instrukcji i innych aktów przewidzianych w odrębnych przepisach,
8) udzielanie pełnomocnictw i upoważnień,
9) warunki pracy, bhp, zabezpieczenie ppoż. oraz inne zadania wynikające z przepisów szczególnych,
10) sprawowanie kontroli zarządczej w instytucji,
11) powoływanie na czas określony komisji i zespołów kontrolnych,
12) zawieranie umów z innymi podmiotami.
2. Dyrektor przyznaje nagrody i dodatki specjalne pracownikom wg Regulaminu wynagradzania pracowników Miejskiego Ośrodka Sztuki.
3. Dyrektorowi bezpośrednio podlegają:
1) Główny księgowy,
2) Kierownik Działu Wystaw i Edukacji – Kurator,
3) Kierownik Działu Programu i Promocji – Kurator,
4) Kierownik Działu Kultury Filmowej,
5) Kierownik Działu Administracyjno-Technicznego.
4. Główny księgowy nadzoruje całokształt działalności finansowej MOS i jest za nią odpowiedzialny.
5. Do zadań Głównego księgowego należy w szczególności:
1) przygotowywanie planów finansowych MOS i czuwanie nad ich wykonaniem,
2) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3) prowadzenie gospodarki finansowej w sposób zapewniający ochronę mienia i interesów MOS,
4) sprawowanie kontroli wewnętrznej zgodnie z przepisami,
5) opracowanie regulaminów i instrukcji dotyczących gospodarki finansowej MOS,
6) sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami prawa oraz ich właściwa analiza,
7) koordynowanie kontroli zarządczej.
6. Zakresy uprawnień i obowiązków Głównego księgowego oraz Kierowników Działów ustala Dyrektor.
7. Szczegółowe zadania określane w zakresach czynności opracowują Kierownicy komórek organizacyjnych pracownikom im podległym. Zakresy czynności pracowników zatwierdza Dyrektor.
8. Pracownicy odpowiadają za realizację zadań im powierzonych, przed bezpośrednim przełożonym.
9. Główny księgowy oraz Kierownicy Działów odpowiadają przed Dyrektorem za wykonywanie zadań przypisanych im komórek organizacyjnych.
10. Do zadań Kierowników Działów należy w szczególności:
1) organizacja i kierowanie pracą Działów,
2) odpowiedzialność za sprawne i prawidłowe wykonywanie zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
3) usprawnianie organizacji i metod pracy,
4) koordynacja i kontrola pracy podległych pracowników.
11. Kierownicy komórek organizacyjnych nie mają prawa wydawać poleceń pracownikom innych komórek organizacyjnych, chyba że uprawnienie takie wynika z pełnienia funkcji nadzoru zleconego przez Dyrektora.
12. Kierownicy komórek organizacyjnych mają prawo domagać się od innych Kierowników przygotowania, opracowania i dostarczenia dokumentów lub innych materiałów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania i realizowania zadań danego działu.
13. Dyrektora w czasie jego nieobecności zastępuje wyznaczony pracownik, który działa w granicach udzielonego upoważnienia.
14. Organem doradczym w sprawach związanych z działalnością statutową MOS, jest Rada Programowa zwana dalej Radą.
15. Dyrektor powołuje członków Rady w liczbie od 5 do 10 osób. Radę powołuje i odwołuje Dyrektor.
16. Kadencja Rady trwa 4 lata. Rada zbiera się minimum raz w roku.
17. Podstawą działania Rady jest odrębny Regulamin Rady Programowej nadany
przez Dyrektora MOS.
IV. ZAKRES DZIAŁALNOŚCI KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
Dział Wystaw i Edukacji
Do zadań Działu Wystaw i Edukacji należy w szczególności:
1) prowadzenie szeroko rozumianej działalności upowszechniającej sztukę współczesną,
2) organizowanie wystaw, plenerów, sympozjów, konkursów, przeglądów, spotkań autorskich i innych zdarzeń artystycznych,
3) opracowywanie wydawnictw i innych druków w zakresie związanym z działalnością Działu,
4) współpraca z galeriami sztuki współczesnej, kuratorami, muzeami, związkami twórczymi, wyższymi szkołami artystycznymi, środowiskami twórczymi, stowarzyszeniami, działającymi w kraju i za granicą,
5) współpraca ze środkami masowego przekazu,
6) inicjowanie i prowadzenie projektów edukacyjnych w zakresie sztuki współczesnej
dla zaspokojenia potrzeb twórczych gorzowian z różnych grup wiekowych, współpraca z placówkami oświatowymi,
7) gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie dokumentacji dotyczącej działalności artystów plastyków wystawiających w galerii,
8) opracowywanie planów, sprawozdań, analiz i statystyk w zakresie działalności galerii,
9) opracowywanie i prowadzenie projektów w oparciu o zewnętrzne środki finansowe
oraz przygotowywanie dokumentacji do rozliczenia,
10) sprawowanie opieki nad zbiorem dzieł sztuki MOS,
11) przygotowywanie i zamawianie materiałów do wydawnictw (projektów graficznych, tekstów, fotografii, tłumaczeń),
12) nadzór techniczny nad jakością i terminowością wykonania wydawnictw,
13) dokumentacja działań galerii,
14) opracowywanie planów wydawniczych w oparciu o plan wystaw,
15) konsultacje z podmiotami zewnętrznymi w zakresie wystawiennictwa,
16) przygotowanie odpowiedniej dokumentacji związanej z udostępnianiem oraz gromadzeniem dzieł sztuki współczesnej w drodze zakupów, konkursów, przyjmowania darowizn,
17) terminowe przygotowywanie umów w zakresie właściwości rzeczowej, umów o dzieło, umów zleceń, w zakresie działań galerii,
18) redakcja strony internetowej w zakresie działań galerii,
19) udostępnianie zbiorów dzieł sztuki do celów ekspozycyjnych,
20) zapewnienie informacji o wystawach (oprowadzanie zwiedzających).
Dział Programu i Promocji
Do zadań Działu Programu i Promocji należy w szczególności:
1) inicjowanie i projektowanie przedsięwzięć Miejskiego Ośrodka Sztuki,
2) poszukiwanie i prowadzenie różnorodnych form promocji działalności MOS,
3) realizacja zadań w zakresie różnych form edukacji kulturalnej,
4) stwarzanie możliwości swobodnej wymiany myśli, doświadczeń i dokonań twórczych, poprzez organizowanie wystaw i innych form promocji twórczości artystycznej
(m.in.: konkursy, koncerty, przedstawienia, performance, widowiska plenerowe itp.)
oraz promocja i popularyzacja dorobku kulturalno-artystycznego miasta i regionu,
5) promowanie inicjatyw twórczych i faktów z życia artystycznego i kulturalnego,
6) współpraca z Działami MOS w zakresie wydawnictw i promocji oraz poszukiwania nowych form działalności,
7) projektowanie i opracowywanie wydawnictw i innych materiałów promocyjnych
w zakresie związanym z działalnością instytucji,
8) opracowywanie planów wydawniczych w oparciu o program Działu,
9) współpraca ze związkami twórczymi, stowarzyszeniami i innymi galeriami oraz muzeami,
10) projektowanie i uaktualnianie strony internetowej instytucji we współpracy
z Kierownikami Działów,
11) weryfikacja informacji nt. instytucji w mediach, na platformach multimedialnych oraz
w innych dostępnych formach,
12) koordynacja działań związanych z tworzeniem spójnego wizerunku MOS,
13) opracowywanie planów, sprawozdań, analiz i statystyk w zakresie działalności Działu,
14) opracowywanie i prowadzenie projektów w oparciu o zewnętrzne środki finansowe.
Dział Kultury Filmowej
Do zadań Działu Kultury Filmowej należy w szczególności:
1) upowszechnianie sztuki filmowej oraz wiedzy o mediach (projekcje filmowe, przeglądy, festiwale, wykłady, seminaria, działalność edukacyjna, opracowywanie wydawnictw, organizacja projektów filmowych i interdyscyplinarnych itp.),
2) współpraca lokalna, regionalna oraz samorządowa ze środowiskami twórczymi, organizacjami, instytucjami kultury i oświaty w zakresie poradnictwa i organizacji szkoleń dotyczących filmu i nowych mediów a także upowszechniania kultury filmowej,
3) realizacja projektów przeciwdziałających wykluczeniu społecznemu i umożliwiających czynne uczestnictwo w kulturze filmowej,
4) opracowywanie i prowadzenie projektów oraz przygotowywanie dokumentacji do rozliczenia,
5) opracowywanie planów, sprawozdań, analiz i statystyk dotyczących Działu oraz instytucji,
6) opracowywanie planów wydawniczych w oparciu o program Działu,
7) prowadzenie stron internetowych, realizacja polityki informacyjnej, promocja w zakresie działań Działu,
8) diagnozowanie potrzeb kulturalnych odbiorców w celu pozyskiwania nowych odbiorców,
9) wprowadzanie zmian w Biuletynie Informacji Publicznej,
10) obsługa nagłośnienia i oświetlenia przedsięwzięć realizowanych w instytucji,
11) prowadzenie ewidencji sprzedaży usług w zakresie działań filmowych zgodnie
z przepisami i zawartymi umowami,
12) opracowywanie, gromadzenie i udostępnianie podręcznego księgozbioru,
13) organizowanie przedsięwzięć artystycznych oraz zleconych przez podmioty zewnętrzne,
14) prowadzenie fotograficznej i filmowej dokumentacji działalności MOS,
15) pozyskiwanie środków na przedsięwzięcia realizowane przez Dział, przygotowywanie wniosków o dofinansowanie, koordynacja realizacji i rozliczania projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych,
16) współpraca przy przygotowywaniu rocznych planów na dostawy, usługi, remonty, organizacja i prowadzenie przetargów zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych,
17) dystrybucja produkcji audiowizualnych.
Dział Finansowo-Księgowy
Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy w szczególności:
1) prowadzenie rachunkowości instytucji zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości w sposób prawidłowy, zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności,
2) przygotowanie sprawozdań finansowych, statystycznych, budżetowych,
3) opracowanie oraz bieżąca aktualizacja planów finansowych z uwzględnieniem danych
z poszczególnych komórek organizacyjnych MOS,
4) analizowanie oraz nadzorowanie przebiegu wykonania planów finansowych,
5) bieżące informowanie Dyrektora o sytuacji finansowej MOS oraz składanie sprawozdań
i analiz niezbędnych w procesie podejmowania decyzji finansowych,
6) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań
pieniężnych,
7) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi po zatwierdzeniu dokumentów
przez Dyrektora,
8) nadzór nad prowadzeniem obsługi kasowej,
9) prowadzenie nadzoru nad gospodarką rzeczowo-materialną i mieniem MOS,
10) sprawowanie bieżącej kontroli formalno-rachunkowej dokumentów finansowo
- rozliczeniowych oraz druków ścisłego zarachowania,
11) obsługiwanie programu Płatnik w tym m.in. zgłaszanie pracowników do ubezpieczeń,
wyrejestrowanie, zgłaszanie zmian, sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych,
12) dokonywanie terminowo i prawidłowo rozliczeń publiczno-prawnych, w tym: sporządzanie deklaracji, zaświadczeń podatkowych, regulowanie zobowiązań między innymi z tytułu PIT, ZUS, VAT,
13) prowadzenie spraw związanych z płacami oraz świadczeniami ZUS pracowników, opracowywanie dokumentacji i sprawozdawczości w tym zakresie,
14) nadzór nad Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (m.in. naliczanie
odpisów na ZFŚS),
15) wspieranie komórek organizacyjnych przy pisaniu projektów dotyczących pozyskania środków zewnętrznych na dofinansowanie działalności statutowej MOS,
16) obsługa finansowo-księgowa zadań oraz projektów realizowanych przez MOS w ramach odrębnie zawartych umów oraz pozyskanych środków zewnętrznych,
17) kontakty i współpraca z instytucjami zewnętrznymi w zakresie dotyczącym zadań,
za które odpowiada,
18) opracowanie i bieżąca aktualizacja wewnętrznych aktów prawnych w zakresie gospodarki finansowej.
§ 9
Dział Administracyjno-Techniczny
Do zadań Działu Administracyjno-Technicznego należy w szczególności:
1) administrowanie i zabezpieczanie mienia ruchomego i nieruchomości oraz prowadzenie dokumentacji właściwej dla powyższych spraw,
2) zapewnienie remontów i bieżącej konserwacji pomieszczeń wraz z przeglądami technicznymi, zapewnienie napraw sprzętu oraz wyposażenia biurowego,
3) prowadzenie spraw w zakresie zaopatrzenia technicznego na cele administracyjne
oraz na potrzeby organizowanych przedsięwzięć,
4) przygotowywanie rocznych planów na dostawy, usługi, remonty, organizacja i prowadzenie przetargów zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych,
5) kontrola i nadzór nad sprawnością instalacji centralnego ogrzewania, wodno
-kanalizacyjnej, elektrycznej, przeciwwłamaniowej i przeciwpożarowej, odgromowej, telefonicznej i teleinformatycznej,
6) współpraca ze specjalistą ds. bhp, ppoż i oc. w zakresie całokształtu spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników MOS oraz bezpieczeństwem przeciwpożarowym,
7) nadzór i kontrola nad przestrzeganiem prawa pracy, porządku, dyscypliny pracy, bhp i ppoż. przez pracowników MOS,
8) wynajmem pomieszczeń, sprzętu i środka transportu zgodnie z obowiązującym cennikiem,
9) przypisywanie mienia pracownikom instytucji,
10) prowadzenie pozaksięgowej ewidencji wyposażenia instytucji,
11) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem właściwego stanu technicznego
i sprawności użytkowej instytucji, prowadzenie okresowych przeglądów, nadzorowanie prac związanych z utrzymaniem czystości i porządku w obiekcie oraz na posesji, dbanie
o zabezpieczenie przeciwpożarowe,
12) ubezpieczenie mienia ruchomego i nieruchomości,
13) prowadzenie gospodarki transportowej, w tym: nadzorowanie pracy kierowcy, zlecanie wyjazdów oraz prowadzenie odpowiedniej dokumentacji transportowej,
14) planowanie rozkładu czasu pracy pracowników MOS, sporządzanie harmonogramów,
15) przygotowywanie pomieszczeń do realizacji przedsięwzięć, współpraca z komórkami organizacyjnymi,
16 ) sprawowanie opieki nad ekspozycjami w galeriach sztuki,
17) montaż i demontaż wystaw, przygotowanie wystaw do transportu,
18) realizacja reklam wizualnych przedsięwzięć organizowanych przez instytucję,
19) współorganizowanie projektów edukacyjnych oraz imprez zleconych,
20) realizacja reklam i innych działań plastycznych na zlecenie,
21) współpraca z Działem Programu i Promocji w zakresie projektów graficznych: afiszy, zaproszeń, reklam i innych materiałów promujących działalność MOS,
22) czuwanie nad sprawnością sieci komputerowej,
23) współpraca z administratorem systemu informatycznego w zakresie zapewnienia kompleksowej obsługi informatycznej MOS w oparciu o analizę oraz propozycje pracowników,
24) zarządzanie usługami hostingowymi,
25) proponowanie, wewnętrznie skoordynowanych, rozwiązań informatycznych pomocnych
w realizacji działalności instytucji,
26) pełnienie funkcji administratora bezpieczeństwa informacji zgodnie z zapisami w Ustawie o ochronie danych,
27) prowadzenie sekretariatu, do którego zadań należy m.in.:
- obsługa kancelaryjna MOS (ewidencja i ekspedycja korespondencji),
- obsługa poczty elektronicznej,
- opracowanie i aktualizacja instrukcji kancelaryjnej,
- ewidencjonowanie i prowadzenie zbioru podstawowych aktów normatywnych oraz zarządzeń Dyrektora,
- prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg, wniosków i zażaleń,
- prowadzenie zakładowej składnicy akt,
- prenumerata prasy i czasopism fachowych,
- prowadzenie ewidencji m.in.:
- kontroli zewnętrznych,
- poleceń wyjazdów służbowych,
- umów cywilno-prawnych,
- faktur płaconych przelewem,
- przydziału środków czystości, odzieży ochronnej i sprzętu ochrony osobistej,
- prowadzenie rejestrów m.in.:
- szkoleń z zakresu bhp i ppoż.,
- pieczęci używanych w MOS,
- wypadków i postępowania powypadkowego w uzgodnieniu ze specjalistą
bhp, ppoż. i oc.
- nadawanych wydawnictwom numerów ISBN,
- wydawanych upoważnień.
- prowadzenie kasy MOS: przyjmowanie wpłat z kasy fiskalnej (dotyczących wpłat za zajęcia edukacyjne, ze sprzedaży biletów, karnetów do kina, za wynajem pomieszczeń i środka transportu, sprzedaży wydawnictw itp.), rozliczanie zaliczek, rozliczanie delegacji itp. oraz sporządzanie raportów.
V. ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI
1. Do podpisywania pism i decyzji uprawniony jest Dyrektor MOS, a w przypadku jego nieobecności osoba go zastępująca, wskazana w Księdze Rejestrowej Instytucji Kultury lub inna osoba wskazana przez Dyrektora w zakresie do tego upoważnionym.
2. Za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych dokumentów odpowiedzialni są Kierownicy komórek organizacyjnych.
VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zmiany postanowień Regulaminu wprowadza się w drodze Zarządzenia w trybie właściwym dla jego nadania.
2. Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona jest zobowiązana zapoznać pracowników z treścią Regulaminu oraz wszystkich aktów prawnych, do których Regulamin odsyła, jak również, na żądanie pracownika, wyjaśnić treść Regulaminu (każdy z pracowników fakt zapoznania się z Regulaminem poświadcza swoim podpisem pod oświadczeniem załączonym do Regulaminu.
